Les organismes d’accompagnement et les organismes de formation

Dans un environnement économique en constante évolution, les organismes de formation ont tendance à se développer en proposant de multiples prestations. D’ailleurs, l’objectif principal de ces organismes est de fournir des actions concourantes au développement des compétences, de qualité. Cela nécessite des efforts permanents, tout en garantissant la mise en place de procédures de gestion et d’amélioration continue des services proposés.

S’entourer d’une équipe d’experts, capable de prodiguer des conseils efficaces, tout en respectant les exigences et les conditions du référentiel national de qualité, devient une priorité pour les organismes accompagnateurs. Ceux-ci proposent de la formation et de l’accompagnement notamment pour obtenir la certification Qualité Qualiopi. Ces experts, sont généralement appelés « référent qualité ». Qui sont-ils, quelles sont leurs missions ?

Mots clés: Formation, expertise, certificateurs, accompagnateurs, prestations

Qui sont les différents organismes sur le marché de la formation ?

Il est important de différencier les types d’organismes activant dans le secteur de la formation. On retrouve :

Organismes de formation

Organismes d’accompagnement

Organismes certificateurs

Quel est lien entre ces trois entités ?

Les organismes de formation sont les intervenants principaux sur le marché de la formation. Mais ils ne sont pas seuls. Rappelons que leur rôle est principalement de proposer et de fournir des formations ou toute autre action qui permettrait de développer les compétences des demandeurs. 

Afin d’obtenir leur certification Qualiopi, les OF font appel, généralement, à des organismes de formation dits « accompagnateurs ». Ces derniers ont pour objectif de les accompagner dans leur démarche, en prodiguant des conseils, et des formations adaptées, afin de maîtriser le RNQ et de le mettre en œuvre.

Enfin, les organismes certificateurs délèguent des auditeurs qui attestent de la conformité des procédures et du système documentaire mis en place au sein des organismes de formations, grâce à des organismes accompagnateurs. A la fin, ce sont les organismes certificateurs qui délivrent le label Qualiopi.

Voici un schéma illustrant la place des OF dans ce triptyque :

Il s’agit de 03 organismes dont les actions se chevauchent. Ainsi, l’organisme accompagnateur mène l’organisme de formation à obtenir la certification délivrée par l’organisme certificateur.

 Comment accompagner un OF vers la certification ?

Cette mission d’accompagnement nécessite une certaine maîtrise du RNQ, voire une expertise dans le domaine. Il est vrai que conseiller et aider à mettre en place un ensemble de documents, pour créer un système documentaire peut s’avérer être chronophage et sembler difficile. Il est important de mettre à disposition des OF demandeurs , une personne chargée de cette mission. On parle ici d’un référent qualité.

Qui est le référent qualité ?

Pourquoi le nommer « référent » ? Comme le définit le Larousse : un référent est une personne compétente pour exercer une mission spécifique auprès d’un groupe.

Étant donné que le rôle et les tâches du référent se basent sur la maîtrise du Référentiel National Qualité, il en tire son nom.

Ce référent fait partie d’une équipe au sein de l’organisme accompagnateur, voici un schéma récapitulatif des qualités et compétences dont il fait preuve :

‍

Quelles sont les principales responsabilités d’un référent Qualité ?

La présence du référent qualité dans l’organisme est très importante. Il s’agit de la personne qui exerce le métier clé de l’accompagnement. Les missions qui lui sont attribuées sont nombreuses et relèvent de plusieurs domaines : le conseil, la pédagogie mais aussi la relation client sont ses points forts.

Le référent qualité veille au respect de la conformité au RNQ : tout en répondant aux questions, il détecte et prévient les risques liés à la mise en place des procédures. Ainsi, il est à même de proposer des méthodes pour corriger les éventuels écarts.

Comme son nom l’indique, le référent qualité incarne une référence en matière de vérification de la qualité et la conformité des prestations. Par conséquent, plusieurs grandes missions lui incombent, telles que :

1. Garantir la formation au RNQ, en transmettant de manière claire les informations qui en découlent. Le référent qualité fait appel à son sens de la pédagogie pour transmettre les informations nécessaires aux organismes de formation qu’il accompagne. 
2.  Veiller à la bonne compréhension des indicateurs du RNQ et à la bonne réception des informations par les membres de l’équipe ;

‍

3. Assurer la mise en place des politiques et des procédures de gestion de la qualité au sein des organismes, en fonction de chaque collaborateur au sein de l’organisme, qui est responsable d’une partie du processus de fonctionnement.
4. Préparer les audits de certification ; en assurant la préparation et la vérification de tous les dossiers et les éléments de preuve à présenter lors de l’audit. 
5. Mise en place des actions correctives afin d’assurer et piloter le suivi et l’amélioration continue de service qualité. En effet, pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de prendre en considération les éventuels écarts relevés, et de proposer des actions correctives.  D’ailleurs, l’élaboration d’un tableau de suivi est recommandée pour conserver son label.

L’accompagnement d’un OF vers la certification

Les Organismes Accompagnateurs sont en définitive, des organismes qui ont pour mission principale la formation et l’accompagnement des Organismes de Formation à bien se préparer pour obtenir la certification Qualiopi.

Les Organismes Accompagnateurs peuvent également être certifiés Qualiopi pour pouvoir accompagner d’autres organismes à la certification.

Ils ont pour objet la facilitation à l’obtention du certificat ainsi que la conformité au RNQ, alors que les Organismes Certificateurs vérifient la conformité des actions de l'organisme de formation et délivrent la certification Qualiopi. 

Les missions d’un Organisme Accompagnateur sont :

1. La bonne exploitation du Référentiel National Qualité : ce qui passe par un état des lieux, mais aussi, l’élaboration d’un plan d’actions.
2. La mise en œuvre du plan d’action déjà préparé en définissant les étapes à réaliser et les objectifs à atteindre.
3. La réalisation d’un audit blanc pour détecter les éventuelles erreurs et écarts.
4. La définition et mise en œuvre des actions correctives en cas de nécessité, afin de corriger les écarts.

Comment choisir un Organisme Accompagnateur ?

Il est possible de choisir l’organisme qui va se charger de l’accompagnement à la certification, mais plusieurs critères peuvent aider à évaluer et à effectuer son choix, comme :

• L’expertise et le professionnalisme de l’équipe des consultants (ou référents) :

Une équipe qualifiée, dont la maîtrise du domaine permet d’assurer l’atteinte d’un meilleur résultat.

‍

• Les tarifs et les coûts liés à l’accompagnement, qui sont variables selon les organismes. Ainsi, en fonction du budget alloué à cette démarche, ceci peut être un indicateur pour faire son choix.

‍

• La proximité de l’organisme accompagnateur, ou un accompagnement en ligne, à distance, peut être proposé.
• La garantie d’un accompagnement continu, et un contact régulier avec l’organisme afin d’atteindre l’objectif final.

Ceci laisse à penser qu’un accompagnement pour les organismes de formation peut être avantageux. En effet, ils peuvent contribuer à gagner du temps, grâce à leur expertise, et leurs équipes, qui sont capables de cibler directement les dysfonctionnements, les objectifs et les méthodes à mettre en place.

Ces organismes peuvent également contribuer à gagner en efficacité, car leur mission est d’assurer la mise en place d’un système documentaire conforme au RNQ, ainsi que la mise en œuvre de ce dernier. 

Par ailleurs, ils accompagnent au bon déroulement de l’audit, que ce soit pour un audit initial, ou de surveillance. En effet, l’organisme accompagnateur partage, par le biais de ses conseillers ou référents qualité, les conseils et les bonnes pratiques à adopter pour atteindre l’objectif final. 

‍

L’obtention et la garantie du label Qualiopi nécessite un travail continu pour l’organisme de formation. Ceci passe par une véritable intégration des exigences du RNQ comme méthode de travail, ainsi que des objectifs à atteindre au sein des organismes de formations. 

Enfin, être certifié signifie aussi être engagé auprès du Ministère du Travail, par conséquent, il est important de tout mettre en œuvre pour le respect de cet engagement