La veille Qualiopi
La gestion stratégique d’un organisme quel qu’il soit, nécessite la mise en place de nombreuses procédures, afin d’assurer la pérennité de son activité. D’ailleurs, les organismes de formation ne sont pas à exclure de cette dynamique, car ils ont cette double obligation à la fois, d’inscription dans leur environnement, et de retour sur investissement.
Les procédures sont nombreuses, notamment si l’organisme en question est certifié Qualiopi. Ce qui implique que tous les indicateurs et critères du référentiel national de qualité (RNQ) sont bien respectés.
L’inscription dans un environnement sous-entend une certaine « intégration » des OF, afin de proposer des formations de qualité, mais aussi, d’être un levier en matière d’inclusion.
C’est la raison pour laquelle la veille reflète cette capacité à s’intégrer sur le marché, et aussi, être un connecteur entre les différents acteurs et parties prenantes à l’OF.
D’ailleurs, comment mettre en place un processus de veille conforme au référentiel national Qualité, quelles sont les sources pertinentes de veille, et quels sont les enjeux ?
Mots clés : Veille, indicateurs, RNQ, formation, mise à jour
Définir la veille : objectifs, moyens et sources
En principe, la veille est un processus de vérification et de suivi des informations obtenues par le biais de fiches outils, ou de la surveille de l’environnement de l’organisme, qui est apparu avec Qualiopi. En effet, le processus de veille n’apparaissait pas dans la démarche Datadock, c’est une évolution propre à Qualiopi.
La veille est une démarche ou un processus continue, par lequel il s’agit de collecter les informations, en respectant des étapes. La finalité est de rester au courant de chaque changement environnemental lié à l’activité de la formation professionnelle, afin de permettre la mise à jour des données, tout en faisant évoluer les pratiques.
Plusieurs paramètres peuvent influer sur la veille, tels que :
- La durée : le facteur temps est très important, puisque c’est un processus continu.
- L’éthique : qui est le respect des lois et de la réglementation.
- L’interactivité : l’échange et la mise à jour régulière.
Pourquoi faire de la veille ?
De manière générale, la veille permet de surveiller l’environnement, et de rechercher des signes qui alertent sur les éventuelles menaces dont il faut se prémunir, et les opportunités.
Au-delà de la célèbre matrice SWOT* (acronyme anglais pour désigner les forces, faiblesses, opportunités et menaces) utilisée notamment en management marketing, la formation professionnelle requiert la pratique régulière de l’anticipation, surtout en ce qui concerne :
- Le changement ou la persistance de l’approche pédagogique.
- Le choix de l’activité.
- Le développement du catalogue des formations.
Pour un organisme de formation, faire de la veille ne constitue pas uniquement une réponse aux indicateurs du RNQ, mais il s’agit également de viser des objectifs bien précis.
Voici une liste non exhaustive des objectifs de la veille :
- Avoir une bonne connaissance du public visé, afin de mieux s’organiser en matière de prestations,
- Cibler les attentes des apprentis,
- Respecter la réglementation et lois en vigueur,
- Améliorer les processus internes,
- Gérer les risques par anticipation, afin de mieux s’en prémunir,
- Innover sur les techniques, les méthodes et les technologies relatives à la pédagogie,
- Détecter les besoins en matière des financeurs et bénéficiaires.
Par conséquent, il est important de faire la distinction entre les différents types de veille. Parler d’environnement professionnel en général, et de formation revient à en réduire le champ. Mais en réalité, il n’existe pas un seul cadre précis pour pratiquer de la veille professionnelle. En effet, le prestataire à la possibilité de mettre en place le plan de veille convenable à son domaine et à ses objectifs, puisque son organisme est aussi une entreprise.
On peut scinder la veille professionnelle en deux grandes catégories distinctes : celle de la recherche ou collecte d’informations la veille informationnelle, et celle de la mise en œuvre de toutes les méthodes opérationnelles pour atteindre les objectifs tirés de la phase précédente la veille stratégique.
Voici un schéma récapitulatif pour illustrer cette idée :
- La veille Informationnelle
Comme indiqué sur le schéma relatif aux différents types de veille, la veille informationnelle comprend 4 axes. Nous commençons par la veille réglementaire.
- La veille réglementaire
Faire de la veille réglementaire revient à mettre en œuvre la procédure de recherche qui touche aux normes applicables aux activités et aux objectifs de l’organisme de formation. De même, les projets de loi et les procédures judiciaires et réglementaires en cours ainsi que les propositions gouvernementales qui peuvent influer sur la gestion de l’OF.
Il est possible de faire la veille légale en interne ou en externe à l’aide d’outils informatiques tels que les tableaux Excel et les logiciels de veille.
En général la réalisation d’une veille réglementaire passe par 4 étapes principales :
- Rechercher et collecter des textes de loi, normes et projets de lois, et exigences actuelles en rapport avec le domaine d’activité de l’organisme.
- Vérifier et évaluer la conformité des activités, missions des intervenants et infrastructures de l’organisme de formation avec toutes les informations et exigences collectées.
- Mise en place d’un plan d’action pour corriger toutes les non-conformités détectées lors de l’étape d’évaluation.
- Mise en œuvre des actions correctives et surveillance des conformités d’une façon continue car ils peuvent se transformer en non-conformités selon l’évolution des normes réglementaires ainsi que l’activité et les objectifs de l’organisme de formation.
- La veille sectorielle
L’objectif est de faire une analyse globale de tous les facteurs appartenant au domaine d’activité de l’organisme de formation. Ces facteurs varient selon les besoins de l’organisme et les thématiques que le prestataire souhaite aborder durant la période de réalisation de la veille comme le représente le schéma ci-dessous :
Le prestataire réalise ce type de veille afin d'être au courant de toutes les évolutions qui peuvent impacter les éléments cités dans le schéma ci-dessus, et aussi, pour obtenir les informations nécessaires sur l’actualité professionnelle et comportementale (des apprenants) qui concernent le domaine de formation de l’organisme.
La réalisation de la veille sectorielle se fait par le biais de la surveillance de l’actualité de la presse spécialisée ainsi que tous les événements, les salons et les rencontres professionnelles relatifs à la spécialité de l’organisme de formation.
La veille sectorielle comprend 3 sous-catégories de veille, qui sont :
- La veille concurrentielle basée sur la mise en place de toutes les méthodes possibles pour effectuer une analyse pertinente des actions et pratiques des concurrents afin de mieux les connaître.
- La veille commerciale, dont l’objectif est de stimuler l’activité de l’organisme de formation dans son secteur en analysant des nouvelles opportunités.
- La veille sociétale, qui s’applique aux questions de société, à condition de disposer d’une équipe ou d’un réseau de collaborateurs qui possèdent les qualités d’analyse du contexte. L’objectif direct est de détecter et faire le tri des informations qui proviennent des parties prenantes et du marché.
- La veille réputationnelle, ou l’image
La veille réputationnelle désigne l’analyse de l’image et de la réputation y compris l’e-réputation actuelle de l’organisme de formation. Ainsi que celle que l’organisme souhaite diffuser face aux apprenants, aux concurrents et aux partenaires.
L’analyse se fait par le biais de la surveillance et du suivi des médias traditionnels (journaux, télévision, radio et presse écrite), des réseaux sociaux et de la presse numérique. Elle permet de savoir ce que les différents acteurs du secteur de la formation professionnelle pensent de l’organisme en question.
La veille de l’image sur internet permet de réagir plus rapidement face aux problèmes qui peuvent apparaître, comme les commentaires négatifs ou les rumeurs Toutefois, la prudence reste de mise en traitant le problème détecté, car l’image que l’organisme de formation a construite peut se dégrader en quelques minutes, par un seul mot et même à cause d’une petite erreur de la part de l'organisme lui-même.
- La veille stratégique
Dans le but de finaliser la procédure de veille informationnelle, il faut passer à l’action par la mise en œuvre de toutes les stratégies possibles pour atteindre les objectifs mis en évidence tout au long du processus de veille.
La veille stratégique permet à l’organisme d’adapter des méthodes d’organisation convenables pour être plus réactif envers l’évolution continue de la formation professionnelle.
Elle permet également à l’organisme d’évoluer au sein de son secteur de façon réglementée, organisée et encadrée malgré le nombre énorme d’informations à trier.
Dans le prochain article, nous verrons plus en détail quelles sont les obligations liées à la veille Qualiopi, comment sourcer les informations, et surtout comment les exploiter.
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