La veille Qualiopi
Dans la première partie de notre article dédié à la veille informationnelle, nous avons abordé la question sous plusieurs angles, de manière assez générale.
Dans cette seconde partie, nous allons voir quelle est l’importance de la veille informationnelle au sens du référentiel national de qualité.
Mots clés : veille, exploitation, impact, indicateurs, RNQ
L’inscription des OF dans leur environnement
Chaque domaine d’activité subit plus ou moins l’influence de l’environnement dans lequel il évolue. Tous types de spécificités et de différences y sont intégrées, c’est pourquoi il est important pour les organismes de formation d’avoir une bonne connaissance de leur environnement afin de garantir leur pérennité et de se faire une place face à la concurrence accrue.
Faire face à cet environnement turbulent devient donc une mission supplémentaire pour l’OF, qui doit s’y adapter continuellement afin de répondre aux besoins et aux attentes des bénéficiaires.
En mettant en œuvre la veille, selon les exigences relatives au RNQ, les prestataires assurent leur inscription dans leur environnement, et restent en adéquation avec les évolutions du secteur de la formation professionnelle en général.
Ainsi, le cadre légal, les conditions de travail et les technologies évoluent et influent de façon directe ou indirecte sur les activités des organismes.
L’objectif des OF devient multiple, car il faut prendre en considération des paramètres tels que :
- Conformité au code du travail
- Détecter les besoins du marché et repérer les appels d’offre
- Mise à jour permanente du champ des formations dispensées
- Collaboration et création des partenariats (notamment pour l’apprentissage)
- L’inclusion et l’adaptation des prestations au apprenants en situation de handicap
Mettre en place un système de veille requiert l’accès à des sources fiables, qui indiquent des informations pertinentes, sur le fonctionnement de l’organisme de formation.
Mais pour une meilleure gestion de ces sources, il est préférable de faire une sélection des thèmes à surveiller, avec un nombre raisonnable de sources à suivre régulièrement, afin d’éviter la surcharge.
Il est important de bien s’organiser, en structurant la veille informationnelle, comme présenté sur le schéma suivant :
Organiser sa veille informationnelle
Pour assurer un suivi efficace de la veille il est important de :
- Se fixer un rendez-vous hebdomadaire pour la vérification des sites internet et autres sources de veille.
- Collecter les données en introduisant les informations suivantes :
- La date de l’obtention de l’information.
- La source et le lien de l’information.
- Les informations pertinentes.
- Le suivi de l’évolution de l’action sur l’organisme de formation.
- L’impact de l’information issue de la veille sur l’organisme de formation.
- Diffusion des résultats de la veille au sein de l’organisme de formation (un mail aux collaborateurs par exemple).
La veille Qualiopi consiste à extraire les informations, garantir le suivi de la réglementation, évoluer dans le secteur d’activité, et développer les conditions et la qualité des prestations.
Les indicateurs de veille
Bien entendu, le RNQ a prévu quelques indicateurs pour préciser sur quelles évolutions de l’environnement l’OF il doit se pencher. Ainsi, les indicateurs 23,24 et 25, liés au critère 6 du RNQ, déroulent les exigences face à cette veille, et pour obtenir la certification Qualiopi, il est obligatoire de réaliser ces trois types de veille.
Il est demandé au prestataire de mettre en évidence ce qui suit :
- Les éléments de preuve ainsi que le plan d’action concernant la procédure de recherche légale et réglementaire.
- Les informations collectées de la recherche sur l’état et l'évolution des différents facteurs composant le secteur de l’organisme de formation.
- Les résultats d’analyse de l’actualité technologique qui peut être un vrai atout pour l’organisme et ses intervenants.
En plus de la partie consacrée au suivi et la surveillance de l’environnement, le prestataire devra, selon le RNQ, exploiter les enseignements tirés de cette démarche. Ce qui implique une vision binaire : faire le suivi et réaliser la mise en œuvre.
Voici un schéma récapitulatif des indicateurs de veille RNQ :
La veille réglementaire
Il s’agit de faire de la surveillance relative au domaine réglementaire et légal, qui est susceptible d'influer sur le fonctionnement, ou la nature des activités du prestataire.
En effet, chaque changement ou évolution du cadre juridique doit être pris en compte pour éviter de prendre des risques, qui pourraient être fâcheux pour l’OF.
La veille métier
L’évolution des métiers n’est pas un phénomène rare, ni isolé, d’autant plus qu’elle est souvent associée aux évolutions technologiques. Ainsi, l’introduction de nouvelles compétences, ou la création de nouveaux types d’emplois sont des variables à prendre en compte au sein de cet environnement.
La veille pédagogique
C’est une démarche d’amélioration continue qui consiste à suivre l’actualité technique et technologique concernant le secteur de formation professionnelle dans le but d’adapter les méthodes et les outils d’enseignement aux dernières évolutions.
La veille pédagogique aide à enrichir et varier les contenus d’apprentissage mis à la disposition des apprenants ce qui favorise leur engagement.
La mise en œuvre de la veille dans le RNQ
Pour garantir la bonne application de la veille et pour rester conformes aux indicateurs de veille du RNQ, il faut définir et expliquer ce qui est réalisé au sein de l’organisme de formation, et ainsi, présenter des preuves de la bonne application de cette procédure.
Le schéma suivant représente la mise en œuvre de la veille :
Exploitation de la veille :
Conformément à la deuxième étape de la réalisation de la veille, c’est l’exploitation des informations qui est importante à réaliser. Ainsi, on peut représenter l’exploitation des données recueillies par la démarche de veille informationnelle comme un cycle. C’est un ensemble d’activités coordonnées entre elles, et qui se compose de 6 phases, représentées par le schéma suivant :
La veille consiste à :
- Cibler et collecter les informations pertinentes des 3 domaines de veille (Légale, Métier et Pédagogique).
- Traiter les informations collectées et les diffusées.
- Usage des informations après le traitement et leur impact sur l’organisme.
- L’impact des informations issues de la veille :
Démonter l’impact des informations issues de veille
Après avoir mis en oeuvre le processus veille en passant par toutes les étapes nécessaires, les résultats obtenus vont entraîner des conséquences comme toute stratégie sur l’organisme.
La veille réalisée touche les points suivants de l’activité de l’organisme de formation :
L’adaptation aux innovations technologiques
Avoir une large vision sur les nouvelles technologies grâce aux informations issues de la veille, permet de saisir les bonnes opportunités pour développer l’activité de l’organisme de formation.
L’organisme de formation doit suivre l’actualité relative aux innovations technologiques pour renforcer son activité, et ses dispositifs utilisés.
Grâce à ces informations, l’OF identifie les nouvelles tendances et surveille les évolutions qui peuvent être appliquées pour les actions de formation, afin de les améliorer et les adapter aux besoins des apprenants, et aussi pour enrichir les contenus .Ainsi, l’OF garantir une bonne qualité de formation.
Être à jour avec les réglementations
Suivre l’actualité juridique et les nouveaux textes de lois et réglementations permet d’actualiser les processus d’activité sur le plan légal pour éviter les écarts et les manquements qui peuvent apparaître, et les sanctions qui en résultent.
Un organisme de formation qui est conforme aux exigences légales et réglementaires assure la transparence et l'honnêteté vis-à -vis des apprenants et de l'État.
Être à l’écoute des apprenants
Grâce aux informations obtenues de la veille, l’organisme de formation met en œuvre les outils nécessaires pour pouvoir interagir avec les apprenants, écouter leurs besoins et connaître leurs avis sur le déroulement de l’action de formation.
L’organisme choisit les outils qui facilitent la communication et l’échange, il peut choisir par exemple un des outils des réseaux sociaux.
Se faire une place entre les concurrents
La veille concurrentielle informe l’organisme sur les forces, les faiblesses, les méthodes d’enseignements utilisées, les stratégies et les modalités des actions de formation et de la gestion interne des organismes concurrents. Cela signifie l’application de nouvelles stratégies pour faire évoluer le système de formation et rechercher la meilleure position par rapport aux concurrents.
Faire face aux cyber-attaques
La présence technologique dans le secteur de la formation professionnelle a ouvert la porte aux dangers du monde de l’informatique, qui peuvent toucher aux systèmes de formation, aux données internes et sensibles et aux données des apprenants.
Les informations collectées de la veille permettent d’identifier ces dangers et de renforcer le système informatique de l’organisme par les outils de protections de données et des plateformes de formation pertinents.
Attirer de nouveaux apprenants
Parmi les aspects positifs des informations issues de la procédure de la veille informationnelle, c’est le fait de pouvoir favoriser l’engagement des nouveaux apprenants par l’enrichissement des contenus pédagogiques et la diversité des spécialités, modalités et outils d’enseignement.
L’organisme de formation élargit sa vision sur son secteur d’activité et à ses évolutions, notamment grâce à la démarche de la veille et aux informations pertinentes qui en résultent.
Réaliser une veille informationnelle régulière, en mettant en place des objectifs à atteindre est un processus complexe, mais qui apporte de vrais avantages pour l’organisme de formation à court et à long terme.
Ce processus de surveillance permet de rester informé sur les actualités réglementaires, pédagogiques et sectorielles et est indispensable pour améliorer le système d’organisation, booster l'activité et garantir une meilleure place dans le secteur de la formation professionnelle.
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