Le Numéro de déclaration d’activité et le bilan pédagogique et financier

Introduction: 

La loi du 05 septembre 2018 sur l’avenir professionnel est synonyme de renouveau dans le domaine de la formation professionnelle en France. Ainsi, la création du Référentiel National de Qualité, plus connu sous l’appellation Qualiopi, invite l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle et du développement des compétences à obtenir ce fameux label.

Pour autant, plusieurs étapes sont à franchir, notamment l’obtention du Numéro de déclaration d’activité (NDA), le bilan pédagogique et financier (BPF). Quelles sont les conditions et les modalités d’obtention de ces deux documents ?

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1. Numéro de déclaration d’activité 

La Direction régionale de l’économie, l’emploi, du travail et des statistiques (DREETS) exige aux organismes de formations plusieurs démarches pour la réglementation de leurs activités. Le numéro de déclaration d’activité est un élément essentiel pour l’exercice du métier de formateur professionnel. 

Le Numéro de Déclaration d’Activité compte 11 chiffres, dont :

• 2 numéros indiquant la région.
• 2 numéros indiquant le département du siège social.
• 5 numéros d’ordre.
• 2 numéros indiquant le département d’implantation.

Selon l’article L.6352-12 du Code du travail, l’enregistrement de la déclaration d’activité sous un numéro donné, ne vaut pas agrément de l’Etat, donc ne justifie pas les compétences et les diplômes à l’exercice de l’activité de formation.

En réalité, le Numéro de Déclaration d’Activité représente une première étape pour le développement du secteur de la formation professionnelle. Il est attribué et associée aux activités de formation professionnelle qui aide à la facturation des prestations.

L’une des missions principales de la DREETS est la surveillance des OF (organisme de formation) afin de parvenir au développement du secteur de formation professionnelle et, par ricochet, à l’évolution du secteur économique.

Les propriétaires doivent ainsi :

• Organiser la comptabilité de leur organisme (les dépenses et revenus) 
• Établir un règlement intérieur approprié.
• Respecter les critères spécifiques du RNQ applicable aux Organismes de formations 
• Réalisation d’un Bilan pédagogique et financier chaque année.

Comment obtenir un NDA ?

La procédure est très simple, c’est une démarche qui s’effectue en ligne, il suffit de fournir les preuves et les pièces justificatives suivantes : 

• Un contrat ou une convention de formation signée par votre client.
• Un Kbis (un document officiel attestant l’existence juridique de l’entreprise ou l’organisme) ou un avis de situation (c’est le code Siren à 9 chiffres délivré par l’INSEE lors de la création de l’entreprise).
• Le programme de formation associé.
• Les CV des formateurs.
• Le casier judiciaire du dirigeant.
• Les justificatifs des titres et des qualités du formateur.
• Les informations sur les contenus de la formation.

Une fois toutes ces informations transmises, une confirmation de réception sera communiquée, ainsi que le délai d’attente pour l’obtention de ce numéro d’activité.

Qu’en est-il du BPF ?

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2. Le Bilan pédagogique et financier

Le BPF est un document d’analyse et de statistique obligatoire pour l’obtention de la certification Qualiopi. Il représente les activités de la formation professionnelle en France en respectant l'objectif de professionnalisation du secteur d’activité, et doit être transmis chaque année par les organismes de formations.

Le Bilan pédagogique et financier est soumis aux conditions suivantes :

• Télédéclaration des activités de formation effectuées au cours d’une année et les remettre directement aux Directions régionales de l’économie, l’emploi, du travail et des statistiques (DREETS)
• Doivent figurer les produits et charges détaillées qui sont liés par les activités de la formation professionnelle.
• Doivent figurer le nombre des stagiaires formés et les heures de formation distribuées.

Le BPF est réalisé par les organismes de formation dans le courant du mois d’avril de chaque année. En amont, l’OF doit avoir obtenu le numéro de déclaration d’activité (de plus de 3 mois) et signé des conventions de formation professionnelle sur l’année, y compris les centres de formation et d’apprentissages depuis le 1er janvier 2019.

Dans le cas où le BPF n’est pas réalisé, ceci représenterait un non-respect de la réglementation en vigueur. Comme nous l’avons mentionné le BPF est une obligation réglementaire pour l’organisme de formation, à cet effet, le renoncement au BPF entraîne différentes conséquences : 

La déclaration devient caduque.

     Sanction pécuniaire à verser à hauteur de 4500 €.

Interdiction temporaire ou définitive du droit de présider un organisme de formation.

Comment réaliser un bilan pédagogique et financier ?

Pour réaliser son BPF, il suffit de respecter les deux étapes suivantes, par internet, via un site web prévu à cet effet. Voici la procédure :

1. Création d’un compte sur « Mon activité formation - MAF » sur le site du ministère du travail, du plein emploi et de l’insertion.

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2. Renseigner le Bilan pédagogique et financier : comme indiqué sur le PDF suivant qui représente le formulaire de BPF : cerfa_10443_16.do (service-public.fr)

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Ce formulaire contient plusieurs catégories, qui sont appelées des « Cadres » :  

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• Identification de l’organisme de la formation :

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Cadre A : IDENTIFICATION DE L'ORGANISME DE FORMATION

Cadre B : CARACTÉRISTIQUES DE L'ORGANISME

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• Etablissement du bilan financier :

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Cadre C : BILAN FINANCIER HORS TAXES : ORIGINE DES PRODUITS DE L’ORGANISME

Cadre D : BILAN FINANCIER HORS TAXES : CHARGES DE L’ORGANISME

Cadre E : PERSONNES DISPENSANT DES HEURES DE FORMATION

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• Réalisation du bilan pédagogique :

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Cadre F : BILAN PÉDAGOGIQUE : STAGIAIRES BÉNÉFICIANT D’UNE FORMATION DISPENSÉE PAR L’ORGANISME ET APPRENTIS EN FORMATION 

1.  TYPE DE STAGIAIRES DE L’ORGANISME
2.  DONT ACTIVITÉ SOUS-TRAITÉE DE L’ORGANISME
3. OBJECTIF GÉNÉRAL DES PRESTATIONS DISPENSÉES
4. SPÉCIALITÉS DE FORMATION

Cadre G : BILAN PÉDAGOGIQUE : STAGIAIRES DONT LA FORMATION A ÉTÉ CONFIÉE À VOTRE ORGANISME PAR UN AUTRE ORGANISME DE FORMATION

Cadre H : PERSONNE AYANT LA QUALITÉ DE DIRIGEANT

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3. Enfin, en dernière étape, transmettre votre bilan pédagogique et financier sur le site « mon activité formation », et attendre un mail de confirmation portant les délais d’attente de traitement de votre demande.

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En conclusion, le numéro de déclaration d’activité et le bilan pédagogique et financier représentent deux étapes indispensables qui doivent être respectées par un OF en quête de labellisation.

Si le résultat est l’habilitation à la demande de certification Qualiopi, le processus demeure relativement chronophage, mais pas impossible. L’aboutissement à la satisfaction des attentes des bénéficiaires, ainsi que la garantie du développement du secteur de la formation restent les moteurs de ces actions.