L’auditeur Qualiopi : mission, rôle et relation avec l’organisme de formation

La mission principale de l’auditeur Qualiopi est de s’assurer que le système documentaire mis en place par prestataire au sein de son organisme de formation, est parfaitement conforme aux exigences du référentiel qualité. 

Quelles sont les missions, le rôle et la relation de l’auditeur Qualiopi avec l’organisme de formation ?

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La relation de l’auditeur avec l’OF

La relation entre l’auditeur et l’organisme audité commence quelques jours avant l’audit. En effet, le prestataire reçoit au préalable le plan d’audit transmis par l’auditeur afin d’obtenir les informations essentielles à propos du déroulement de l’audit.

Un auditeur qualité Qualiopi possède des capacités de communication et un sens développé de l’objectivité. De ce fait, quel que soit l’état d’esprit du prestataire à auditer, il devra faire preuve de patience, en expliquant clairement ses objectifs, et ses attentes, sans pour autant prodiguer des conseils ou donner des ordres.

Il faut savoir aussi que l'auditeur est capable d’adapter sa méthode d’explication selon le profil du prestataire, qu’il soit nouvel entrant, ou déjà enregistré sous Datadock. Il doit donc reformuler ses phrases et ses expressions pour être en harmonie tout au long du déroulement de la mission d’audit.

Son premier objectif est de bien comprendre le fonctionnement de l’organisme de formation pour pouvoir ensuite, faire son évaluation de façon neutre et correcte. Une demande de preuve complémentaire peut-être formulée dans le cas ou l’explication de l’organisme audité n’est pas renforcée par des éléments suffisants pour répondre à l’un des indicateurs. Si cette situation se produit, le prestataire audité n’a pas à s’inquiéter, car la mission de l’auditeur est basée sur l’accompagnement et la bienveillance, et donc, dépourvu du jugement quel qu’il soit.

Après avoir vérifié et analysé en détail les preuves présentées par son interlocuteur, l’auditeur se retire pour quelques minutes afin d’établir le diagnostic de la présentation , et ainsi, de communiquer son avis à l’organisme audité. Ensuite, il transmet son rapport à l’organisme certificateur après la clôture de l’audit

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Les différentes missions de l’auditeur

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L’auditeur est responsable de la conduite des missions d’audit au sein des organismes de formations, ou tout autre organisme selon la nature de leurs prestations (les centres de formations et d’apprentissage, le bilan de compétences et la validation des acquis et de l’expérience).

Il est chargé principalement de l’évaluation de la conformité des organismes de formations avec les exigences du référentiel national qualité (RNQ), et de la rédaction des rapports à la fin de l’audit en prenant en considération les non-conformités détectées. Ces dernières feront l’objet de plans d’actions correctives, selon leur degré de gravité (non-conformité mineure ou majeure).

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Les compétences de l’auditeur 

Pour que l’auditeur Qualiopi puisse accomplir ses missions efficacement, il doit être doté de compétences, basées sur des savoir-faire et savoir-être.

Le schéma suivant regroupe les compétences essentielles d’un auditeur  :

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Savoir-faire et savoir-être:

L’auditeur Qualiopi connaît bien les différentes prestations relatives à la formation et les critères qui leurs correspondent. Il maîtrise les différentes techniques et méthodologies d’audit, afin d’effectuer sa mission avec l’organisme de formation.

La vérification de la conformité de l’organisme de formation avec le référentiel qualité, qui consiste en l’analyse et l’évaluation de tous les documents preuves présentés par le prestataire, nécessite un vrai souci de détail et un grand sens de l’observation.

Aider l’organisme de formation à améliorer ses performances fait aussi partie des missions de l’auditeur. Pour cela, la résolution des problèmes reste son objectif durant sa mission avec l’audité. L’auditeur accompagne alors le prestataire à la correction des non-conformités et de tout problème détecté.

L’organisation aussi est une compétence que chaque auditeur doit avoir pour bien structurer sa mission, car il faut classer et analyser tous les éléments présentés dans le but de vérifier chaque critère et chaque indicateur dans les délais impartis.

L’échange entre l’auditeur et le prestataire est très important, c’est la raison pour laquelle l’auditeur doit bien formuler ses recommandations et ses expressions, en privilégiant une communication fluide et bienveillante avec l’organisme audité. Il sait rédiger clairement et de manière concise ses rapports et conclusions.

Enfin, l’auditeur guide et accompagne le prestataire tout au long de la démarche de certification et plus précisément le jour de l’audit. Il fait part de son évaluation en toute objectivité et sans jugement.

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L’éthique de l’auditeur

Comme pour chaque profession et chaque corps de métier, l’auditeur obéit à des principes et des règles d’éthique afin qu’il puisse exercer son activité en toute transparence.

Les grandes règles d’éthique de l’auditeur sont :

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• Obligation de confidentialité sur les documents présentés.
• Interdiction de prendre des éléments de preuve numérique ou en papier.
• Interdiction de prodiguer des conseils et de répondre aux questions qui concernent la méthode de correction des écarts relevés

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En clair, neutralité, objectivité, transparence et absence de jugement sont les valeurs principales sur lesquelles l’auditeur va fonder ses évaluations, et, in fine, assurer sa mission.

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Où se déroule l’audit?

Il y a plusieurs cas de figures, car cela va dépendre de la taille de l’organisme prestataire à auditer. Si ce dernier possède son propre local en tant que locataire ou propriétaire, il peut accueillir l’auditeur, ainsi l’audit se déroulera sur place. S’il s’agit d’un formateur indépendant, il aura la possibilité de choisir le lieu convenable , comme par exemple, les espaces de coworking afin d’accueillir l’auditeur.

Dans les deux cas, le lieu de l’audit doit permettre au prestataire d’accéder facilement aux éléments preuves et dossiers de formation.

Il est préférable d’éviter les lieux de passage, les open-space et tout endroit ou outil bruyant (comme le téléphone) pour pouvoir se concentrer avec l’auditeur.

Notez qu’il est également possible, pour des raisons bien particulières, de passer l’audit à distance, via une application sécurisée (teams, zoom ou autre) pour procéder à la vérification des documents.

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Qui est présent le jour de l’audit ?

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Dans le cas où le prestataire est un formateur indépendant, ou nouvel entrant , et donc seul acteur au sein de sa structure, tous les services de l’organisme de formation sont gérés par une seule personne. De ce fait, le prestataire doit être présent tout au long de l’audit pour défendre et argumenter autour du système qualité mis en œuvre ainsi que tous les éléments de preuves collectés.

Pour ce qui est d’un organisme de taille importante, les responsables des différents services de l’organisme doivent être présents le jour de l’audit, ainsi que le dirigeant de l’organisme, dont la présence est requise au moins aux réunions d’ouverture et de clôture de l’audit.

Bien entendu, l’organisme de formation communique au préalable à l’auditeur les noms et les fonctions de chaque personne susceptible d’être présente le jour de l’audit, pour que ces informations soient inscrites sur plan d’audit avant la date prévue.

Finalement, l’auditeur est chargé d’une mission bien délicate : celle d’auditer la conformité d’un système documentaire mis en place au sein d’un organisme de formation, ou pour un formateur indépendant, en toute objectivité. L’audit est une démarche structurée en étapes, et basée sur une méthodologie et une maîtrise du référentiel, qui fait l’essence même de la compétence de l’auditeur Qualiopi.

Pour ce qui est du prestataire, une excellente préparation est conseillée pour entamer cette démarche de certification. Il est également nécessaire de créer un climat sain pour voir naître une relation de confiance entre l’auditeur et le prestataire, en gardant à l’esprit que l’objectif d’un audit n’est ni la sanction, ni la pénalité. Au contraire, cette étape s’inscrit dans une démarche qualité, et d’amélioration continue.