Qualiopi et la sous-traitance

De nos jours, plusieurs moyens sont mis à la disposition des organismes de formation afin de leur permettre d’atteindre leurs objectifs. Ainsi, les méthodes évoluent au rythme de l’environnement, ce qui offre l’opportunité à des formateurs indépendants, de proposer leurs services, et de mettre à disposition tout leur savoir-faire, dans le cadre de la sous-traitance.

Qu’est-ce que la sous-traitance et quel est son impact sur l’organisme de formation ?

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Définition de la sous-traitance

La sous-traitance ou l’externalisation est un terme qui fait référence à une façon de collaborer entre un donneur d’ordre, qui est l’entreprise, et un sous-traitant également appelé le preneur d’ordre qui est le fournisseur de services externes.

La formalisation de cette démarche est appelée le contrat de sous-traitance, et implique la formation ou le service attribué d’une façon totale ou partielle, qui reste tributaire de la demande du donneur de l'ordre. Ce dernier aura la charge de contrôler le travail du sous-traitant en aval, c’est-à-dire après avoir effectué la mission.

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Les types de contrats de sous-traitance

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On relève trois grands types de contrats de sous-traitance : la sous-traitance de capacité, stratégique ou encore de spécialité. 

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Les avantages et les inconvénients de la sous-traitance

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Faire appel à un sous-traitant offre plusieurs avantages à l’organisme de formation donneur d’ordre. Le personnel et l’équipe administrative peuvent consacrer plus de temps à leurs rôles principaux et aux priorités relatives à la mission de l’organisme.

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La sous-traitance est perçue également comme une stratégie plus rentable que l’emploi interne de personnels salariés, notamment lorsqu’il s’agit d’effectuer des missions ponctuelles. Cela permet aussi de gagner du temps en exerçant d’autres activités, et de se développer.

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Travailler avec des sociétés externes spécialisées permet d’obtenir de très bons résultats en termes de qualité, et d’échanges de connaissances et de pratiques entre les équipes.

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Chaque stratégie présente aussi certains aspects négatifs. Ainsi, l’externalisation peut créer une dépendance à l’égard du preneur d’ordre, et cela peut être en rapport avec sa situation économique, technique ou son rythme de travail, ainsi qu’une dépendance en termes de compétences. L’entreprise se retrouve par conséquent, avec un manque de savoir-faire et dans l’incapacité d’effectuer certaines tâches sans l’intervention du sous-traitant.

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La société sous-traitante peut, dans certains cas, avoir accès aux données sensibles de l’entreprise, et au contrôle de la méthode de réalisation et la qualité du travail. Il est impératif de sélectionner un sous-traitant de manière objective, et selon des critères évaluables et précis, tels que la maîtrise du domaine en question.

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Un sous-traitant n’a pas seulement un seul contrat à respecter mais plusieurs, ce qui peut générer certaines difficultés de coordination entre les deux parties. Ainsi, cette situation peut se solder par le non-respect des délais pour délivrer le travail en question. 

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Les indicateurs du RNQ qui citent la sous-traitance

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Le RNQ aborde la question de la sous-traitance, sous plusieurs angles, notamment dans le cas où le responsable de l’OF fait appel à des compétences externes pour assurer la mission de formation. Voici les indicateurs qui abordent ce concept :

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Indicateur 18 :

L’organisme de formation doit démontrer l’organisation et la coordination des relations professionnelles entre toutes les parties prenantes à la prestation y compris les sous-traitants.

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Indicateur 21 :

Le prestataire de l’action de formation doit évaluer les compétences des intervenants internes et des sous-traitants (intervenants externes), avant le début du déroulement de la prestation.

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Indicateur 22 :

Le prestataire doit développer les compétences de son équipe (les salariés de l’organisme) suivant un plan de développement. Quant aux sous-traitants, ils sont tenus de démontrer leur démarche de formation continue. Notons que cela est adapté aux prestations et missions de chaque intervenant.

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Indicateur 27 :

L’organisme de formation donneur d’ordre est responsable de la qualité de la prestation en mettant en place les modalités et les dispositifs nécessaires pour vérifier la conformité au référentiel national de qualité. Ce qui implique que le sous-traitant est aussi tenu de respecter les exigences relatives au RNQ.

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Le portage salarial selon le RNQ

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C’est une pratique qui désigne le fait qu’un organisme de formation certifié Qualiopi mette à la disposition d’un autre organisme non certifié sa propre certification. Cela permet à l’organisme bénéficiaire de ce dispositif de proposer ses prestations, et de bénéficier également du financement CPF sous le label Qualiopi sans avoir à effectuer la procédure de certification.

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Porter un organisme de formation externe, qu’il soit formateur indépendant ou une société de taille plus importante, veut dire qu’il fait partie du système qualité de l’organisme certifié et qu’il est soumis à toutes les conditions et les démarches qualité. Ce qui implique qu’il est concerné par les audits Qualiopi comme tous les formateurs et les intervenants internes.

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L'insertion de l’amendement N° 13 à la sixième partie du code du travail le 3 octobre 2022, a pour objectif d’encadrer le recours à la sous-traitance, et d’inciter les organismes de formation certifiés à vérifier la qualité de services de leurs sous-traitants. 

Peu après, la loi N° 2022-1587 du 19 décembre 2022 est promulguée, afin de contribuer à la lutte contre la fraude et aux pratiques nuisibles relatives au compte personnel de formation et à ses titulaires.

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• Sécuriser les échanges d’informations entre les autorités qui participent à la lutte contre la fraude selon leurs missions principales :

-la Caisse des dépôts et consignations.

-France compétences.

-les services de l’État chargés de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes et ceux chargés des contrôles de la formation professionnelle.

• Instaurer une démarche de référencement sur la plateforme MCF suivant des conditions spécifiques pour les organismes de formation souhaitant être référencés, pour valider la qualité des formations proposées.
• Encadrer la procédure de recours à la sous-traitance par obligation des organismes sous-traitants de respecter les mêmes exigences que les organismes de formation donneurs d’ordre.

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Le cadre légal de l’externalisation a permis aux organismes de formation certifiés de bénéficier de ses divers avantages en toute transparence et sans contraintes. Comme tout écosystème, l’environnement juridique est en constante évolution, en fonction des différentes situations auxquelles les organismes de formation, notamment, sont confrontés au quotidien.