Audit de surveillance Ce qui a changé depuis le décret du 31 Mai 2023

À l’instar de toutes les autres certifications, Qualiopi respecte un certain cycle d’audit qui s’étale sur une durée d’environ 3 ans, et structuré en étapes. L’audit initial constitue la toute première étape, et survient au tout début du processus de certification. Puis, l’audit de surveillance, qui arrive à mi-parcours, soit entre le 14e et le 22e mois après l’audit initial, pour terminer avec l’audit de renouvellement au bout de trois ans après la première étape.

Cela dit, depuis l’avènement et la mise en application des process édictés par le RNQ, quelques changements sont intervenus, et une nouvelle version du RNQ a vu le jour.

La version 8 du Référentiel National de Qualité est déjà entrée en vigueur et applicable à partir du 24 janvier 2024.

‍

L’arrêté du 31 mai 2023 : ce qui change, ou pas !

L’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation est entré en vigueur depuis le 01 septembre 2023. 

Rien qu’à lire l’intitulé, on comprend tout de suite de quelles mesures il s’agit. Néanmoins, à quoi doit-on s’attendre exactement ? 

Pour commencer, afin de présenter votre dossier pour l’audit de surveillance, les pièces à présenter sont les suivantes :

• Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
• Le dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF le plus récent)
• Le numéro de SIREN
• Les évolutions quant à vos activités (nouvelles actions de formation, VAE, Bilan de compétences, formation par apprentissage, etc.).
• L’organigramme actualisé de votre organisme
• Le programme de formation complété et actualisé
• L’adresse du certificateur (uniquement pour l’audit de surveillance)
• Préciser si vous préférez réaliser cet audit de surveillance à distance ou sur site, afin de s’organiser en conséquence
• La planification de vos disponibilités pour procéder à l’audit de surveillance.

Donc la grande nouveauté serait de donner de plus amples informations à l’organisme certificateur pour que ce dernier puisse établir son plan d’audit avec le maximum d’informations. L’accent est mis sur l’actualisation des documents et sur l’éventuelle diversification des activités de l’OF en question.

‍

Quels indicateurs sont concernés par ces nouveautés ?

‍

En réalité, cet arrêté ne vise pas d’indicateur ou de critère en particulier, car l’objectif est d’éclaircir un certain nombre de points, et de définir de manière plus précise certains concepts que nous allons voir ensemble.

Avant cela, gardez à l’esprit que lors de l’audit de surveillance, l’auditeur passe en revue l’intégralité des indicateurs et des critères du RNQ, contrairement à l’audit initial, et ce, en raison des éventuels changements et évolutions dans les activités proposées par votre OF.

‍

Nouvel entrant ?

‍

Si vous êtes nouvel entrant, et que vous n’avez pas encore réalisé de BPF, alors d’autres informations telles que le chiffre d’affaires pourra vous être demandé pour entamer l’audit initial.

Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation - Légifrance (legifrance.gouv.fr)  «est considéré comme nouvel entrant :
«-un prestataire d'actions concourant au développement des compétences dans sa première année d'activité ;
«-un prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie. »

L’arrêté du 31 mai 2023 met l’accent sur le concept du « nouvel entrant ». Il s’agit d’un organisme de formation qui a réalisé au moins une prestation depuis le début de son activité. Par conséquent, lors de l’audit initial, l’OF audité est obligé de présenter pour chaque indicateur, à la fois les modèles et méthodes de travail non renseignés, mais aussi, ces mêmes documents avec les renseignements pour au moins un apprenant. 

Tout ceci afin de donner la possibilité à l’auditeur d’effectuer une évaluation binaire, en notant le respect des exigences liées à chaque indicateur, ainsi que la compréhension du processus mis en place par l’organisme de formation.

‍

Autre nouveauté ?

‍

Enfin, la dernière information apportée par cet arrêté du 31 mai 2023, est le prolongement de la durée consacrée à l’audit.

Arrêté du 31 mai 2023 :

‍

« Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance ».

En clair, la durée de l’audit de surveillance pour un organisme considéré comme nouvel entrant est prolongée d’une demi-journée pour permettre une meilleure évaluation des documents présentés, ce qui est un avantage pour l’auditeur et pour l’organisme de formation.

Pour conclure, il semble évident que le secteur de la formation professionnelle soit en constante évolution, notamment sur le plan légal et réglementaire. C’est la raison principale pour laquelle il est primordial de se tenir informé en se basant sur des sources d’information fiables et des analyses d’experts dans le domaine.

‍