Les modalités et le déroulement d’un audit Qualiopi
La méthode approuvée pour l’obtention d’une certification Qualiopi, est le passage par plusieurs audits programmés et organisés par des organismes certificateurs.
L’objectif de cette démarche est de vérifier que les actions concourant au développement des compétences réalisées par des prestataires dans le domaine de la formation professionnelle sont bien conformes aux exigences du RNQ.
Cela s’organise autour d’un processus, ou une succession d’étapes coordonnées, afin d’évaluer la conformité au référentiel RNQ. Tout ceci est orchestré par un auditeur, rattaché à un organisme certificateur accrédité.
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Déroulement de l’obtention du certificat Qualiopi
Afin d’obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formations doivent passer par plusieurs étapes, successives, et étalées sur un cycle de 03 ans, comme illustré par le schéma suivant :
- Le choix de l’organisme certificateur
En tant qu’organisme de formation, il est essentiel de choisir un organisme certificateur pour délivrer la certification Qualiopi. Ainsi, il est également possible de sélectionner un organisme accompagnateur pour une meilleure orientation, et apporter les bonnes méthodes et conseils pratiques pour réussir l’étape de l’audit.
(N.B : se faire accompagner par un organisme accompagnateur n’est pas une obligation mais une bonne pratique pour faciliter le processus)
Les organismes certificateurs doivent être accrédités par la COFRAC, ce qui prouve leur légitimité.
Il est utile de se baser son choix selon plusieurs critères, tels que :
- Préparation de l’audit
La préparation se fait soit entre les membres de l’organisme de formation ou avec les organismes accompagnateur :
- La préparation entre les membres de l’organisme de formation :
En vérifiant la conformité aux exigences du RNQ, ainsi qu’en pratiquant l’autocontrôle, et la préparation des documents justifiant de la conformité aux indicateurs.
- La préparation avec un organisme accompagnateur : qui peuvent proposer des pré-audits pour garantir la bonne préparation et une meilleure organisation de l’audit initial.
Le pré-audit peut être un outil auxiliaire pour obtenir Qualiopi.
- Qu’est ce qu’un pré-audit ?
C’est un audit blanc qui consiste en la mise en condition d’audit sans l’habilitation à délivrer le certificat. Le but est de tester et de vérifier à quel point l’organisme de formation est prêt pour l’audit initial. En clair, c’est une préparation préalable, en guise d’entraînement pour gagner en confiance en soi face à l’auditeur le jour J.
- L’audit initial
Il a pour objectif de vérifier la conformité du système documentaire mis à disposition, selon les actions proposées par les organismes de formation aux exigences du RNQ. Enfin, l’ensemble des écarts et des non-conformités sera déterminé à la fin de cet audit.
Pour ce qui est des nouveaux entrants, les audités proposent uniquement des méthodes et des procédures de travail à appliquer par la suite.
Après avoir vérifié les documents, les preuves et les actions proposées des organismes de formation, l’organisme certificateur prend la décision soit de délivrer la certification à l’organisme de formation en question, ou non selon la procédure en vigueur.
- L’audit de surveillance
Il doit être organisé entre le 14ème et 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification.
Comme son nom l’indique, il a pour objectif de :
- Vérifier et contrôler que l’organisme de formation continue d’appliquer les procédures conformément aux exigences du RNQ,
- Pour le cas des nouveaux entrants, l’auditeur procède à la vérification de l’application et du respect des engagements pris lors de l’audit initial
- L’audit de renouvellement
A l’approche de la fin du cycle de 03 ans, l’organisme de formation devra passer par un audit de renouvellement afin de renouveler son certificat Qualiopi.
N.B : l’organisme de formation doit effectuer l’audit de renouvellement avant l’expiration du certificat précédent.
Modalités de l’audit
Il existe plusieurs facteurs qui conditionnent l’audit et qui le contrôlent, tels que :
- La durée de l’audit : en moyenne ça prend une journée entière, mais cette durée peut être rallongée en fonction de la situation de chacun.
- Le nombre et les différents types d’actions de l’organisme : chaque organisme peut disposer d’un ou de plusieurs types d’action de formation, cela nécessite une durée supplémentaire afin de vérifier la conformité de toutes ses actions.
- Le chiffre d’affaires : c’est la somme des ventes de biens ou de services d'une entreprise ou d’un organisme. Ce total doit être communiqué dans le dernier Bilan Pédagogique et Financier.
Plus le chiffre d’affaires est élevé, plus le bénéfice de l’organisme augmente.
- Le nombre de sites : il existe des organismes multi sites, ce qui signifie qu’ils disposent de plusieurs sites où se déroulent les actions de formation.
Il y a certains pré-requis à respecter pour être considéré comme un organisme multi-site, comme par exemple:
- Avoir le même Numéro de déclaration d’Activité NDA pour tous les sites :
N.B : si vous obtenez plusieurs NDA, alors vous n’êtes pas un organisme multi-site mais plutôt vous avez plusieurs organismes mono-sites.
- La présence d’une fonction centrale : c’est la structure qui pilote les autres sites affiliés. La fonction centrale ne doit pas être sous-traitée.
- Les sites annexes doivent respecter toutes les mises en place et lois de la fonction centrale.
- La déclaration et transparence des organismes de formation en matière de :
- Nombre de sites.
- Personnel permanent ou non permanent.
Remarque :
Tout changement de situation (passage de mono à multi site) doit être déclaré avant l'audit de surveillance ou de renouvellement.
Comme mentionné précédemment, la certification est attribuée aux organismes selon les actions proposées et non pas selon le nombre de sites. Donc les organismes multi-sites obtiennent un seul certificat Qualiopi qui rassemble et englobe tous les sites.
- Le rapport d’audit est réalisé par l’auditeur rattaché à un organisme certificateur.
Ce rapport doit contenir une synthèse du déroulement de l’audit, comprenant :
- La Présentation de l’auditeur et l’organisme audité.
- La mention de la date et la durée de l’audit.
- La mention de l’objectif de l’audit.
- La définition du champ audité.
- L’identification des critères et conditions de déroulement de l’audit.
- La détermination des non-conformités à corriger.
- La citation de l’avis de l’auditeur.
- Le traitement des non-conformités : prévoir un plan d’action correctives afin de rectifier les écarts et d’éviter la suspension du certificat (dans certains cas).
Un délai de 3 mois pour apporter les actions correctives est attribué en cas de constat de non-conformité majeure, et de 6 mois en cas de non-conformité mineure.
- La décision de certification :
L’organisme certificateur effectue une étude basée sur vos documents preuves en prenant en considération le rapport de l’audit pour prendre une décision, qui sera soit:
- L’autorisation de la certification de l’organisme.
- Suspension de la certification.
- Retrait du certificat.
Enfin, l’audit peut être une étape difficile à franchir pour obtenir la certification. Mais elle est nécessaire pour la vérification de la conformité aux exigences du label Qualiopi.
Une préparation minutieuse permet dans tous les cas de mieux appréhender cette étape cruciale dans la vie de votre organisme de formation. Gardez à l’esprit l’importance du respect des exigences et de la conformité au RNQ constitue un fil conducteur précieux dans votre démarche.
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