Face aux résultats de l’audit, quelles actions possibles pour l’organisme de formation

Lorsqu’un organisme de formation (OF) se prépare à la certification Qualiopi, il adopte une démarche qualité, ce qui veut dire que son objectif principal est de fournir des informations qualitatives quant à ses prestations, son organisation, sa structure et ses ressources.

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Oui, mais lorsqu’on parle de qualité, on parle aussi de risque. Le risque est un phénomène naturel, qui fait partie intégrante du quotidien. Au niveau managérial, le risque est représenté au sein des entreprises comme le pire des scénarios qui puisse se manifester. La réalisation d’un risque devient alors un danger pour l’entreprise. 

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Quel est ce risque pour les OF en cours de préparation de sa certification Qualiopi ? 

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Alors, pour mieux appréhender ces situations, il est important de bien se préparer en amont, en identifiant les risques, en comprenant leur portée et leur gravité afin de mieux les éviter.

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Mots clés : Audit, non-conformité, action corrective, indicateurs, écart

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Qu’est-ce qu'une non-conformité ?

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Après une longue journée d’audit, l’auditeur, à la suite de l’observation détaillée et précise de toutes les preuves présentées, vous informe que vous ne respectez pas une certaine exigence par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel national qualité. Un écart a donc été repéré et cela constitue une non-conformité.

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Sachez que cet écart ne remet pas en cause toute la procédure de certification mise en œuvre, en revanche il faut absolument apporter des corrections immédiates , et ne pas prendre le risque d’aggraver cet écart.

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Cette situation est appelée une “non-conformité”, et elle peut être mineure ou majeure.

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La non-conformité mineure 

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La non-conformité se traduit comme un écart constaté entre un indicateur du Référentiel National de Qualité RNQ,  et une preuve justificative présentée par l’organisme de formation audité.

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Elle est mineure au sens du référentiel, car c’est la prise en compte partielle d’un indicateur par l’organisme audité, et elle est relative aux indicateurs dits “mineurs” : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30 du RNQ.

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Cette dernière ne remet pas en cause la qualité de la prestation, ni l’obtention de la certification, elle peut être, par exemple, le manque d’information sur un document ou le manque de preuve du bon déroulement de l’action de la formation.

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Dans ce cas, l’organisme de formation dispose d’une durée de 6 mois pour rectifier la non-conformité mineure.

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La non-conformité majeure :

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La non-conformité est dite « majeure » au sens du référentiel, et est relative aux indicateurs les plus importants dits “majeurs” : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32.

La non-conformité majeure, contrairement à la non-conformité mineure, remet en cause la qualité de la formation ou l’accompagnement, par conséquent, l’organisme de formation ne peut pas être certifié Qualiopi.

Il est toujours possible de les valider en présentant les preuves et les actions correctives nécessaires à l’organisme certificateur, dans un délai de 3 mois.

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• Les non-conformités mineures sont requalifiées automatiquement en majeure quand elles dépassent le nombre de 4, ça veut dire à partir de la 5 ème non-conformité.
• C’est à l’OF audité de choisir laquelle des non-conformités mineures devra être traitée en tant que non-conformité majeure.

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Schéma récapitulatif des étapes du traitement des non-conformités mineures 

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Traitement des non-conformités mineures :

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Après validation du plan d’actions correctives par l’auditeur, le délai accordé est de 6 mois (à partir du jour de la mise en évidence des écarts) pour traiter les non-conformités, et la mise en œuvre des actions correctives à l’auditeur, qui se fait, en principe après 1an et demi (lors de l’audit suivant).

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Une non-conformité mineure non traitée et non validée lors de l’audit de surveillance, sera automatiquement requalifiée en non-conformité majeure.

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Schéma récapitulatif du traitement des non-conformités majeures 

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Traitement des non-conformités majeures :

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Il faut savoir que le traitement et la validation est une condition obligatoire pour la délivrance de la certification Qualiopi, c'est-à dire durant les 3 mois (à partir de la mise en évidence des écarts), il est obligatoire de mettre en œuvre les actions correctives proposées pour que l’organisme certificateur puisse les vérifier et les valider.

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Exceptionnellement, il peut arriver qu’un nombre trop important de non-conformités soit enregistré par l’auditeur. Dans ce cas, une solution existe : un audit complémentaire est réalisé, en présentiel ou à distance, et qui est payant. 

Le but de cet échange supplémentaire entre les deux parties est d'apporter des justificatifs et des preuves en plus, afin de lever les non-conformités. 

Dans tous les cas, la durée de l’audit est réglementée. Toutes les modalités liées au déroulement de cette opération sont inscrites sur le plan d’audit, qui est transmis et validé au préalable. Il est recommandé d’en prendre connaissance et de le respecter.

L’important est de retenir que l’objectif de l’auditeur n’est pas de rechercher des non-conformités, bien au contraire, il accomplit une mission en toute transparence et objectivité afin de prouver la conformité d’un organisme de formation, avec le référentiel qualité.

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Lors de la préparation à l’audit, et pour éviter au maximum l’apparition des non-conformités, il est utile de se poser les questions suivantes pour chaque indicateur : 

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• Qu’est-ce que je dois faire pour atteindre le niveau attendu selon le référentiel ?
• Comment prouver ça ?

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Enfin, une bonne préparation des documents, une bonne gestion du stress, et une dose de concentration sont les meilleurs conseils qui puissent être donnés pour faire face à l’auditeur le jour J, et passer ce cap en toute efficacité !