L’audit de surveillance, Ou comment conserver sa certification Qualiopi

La certification Qualiopi est destinée aux formateurs indépendants et aux organismes de formation afin de régulariser et développer leurs activités et prestations proposées. Être certifié représente également un moyen de continuer à bénéficier de fonds publics mutualisés pour ceux qui le souhaitent.

Afin d’obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formation et formateurs indépendants doivent passer par plusieurs étapes :

• La prise de contact avec un organisme certificateur 
• Signature d’un contrat  
• Réalisation des audits : l’auditeur s’assure que le processus audité est bien conforme aux exigences du Référentiel National Qualité

En ce qui concerne ce référentiel, les audits se déroulent de manière cyclique, ce qui veut dire que ce sont des paliers, ou des marches à franchir, pour arriver à un objectif final. Il existe trois grandes phases, l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. 

Comment se déroule un audit de surveillance, quels sont les enjeux relatifs à cet audit, et quelles sont les mesures à prendre après cela ? 

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L’audit de surveillance

Après l’audit initial, et pour donner suite à la décision de l’auditeur, le label Qualiopi est délivré. Ainsi, l’étape de la certification initiale est validée, et le cycle de la certification a débuté : il est estimé à 3 ans. Dès lors, tous les organismes de formation ou formateurs indépendants qui le souhaitent, doivent garantir le respect des exigences du Référentiel National Qualité ; pour prétendre à ce label.

Définition de l’audit de surveillance :

L’audit de surveillance est appelé aussi audit intermédiaire parce qu’il intervient au milieu du cycle de la certification.

Il doit être organisé entre le 18^ème et 22^ème mois suivant la date d’obtention de la certification, afin de confirmer notamment, la bonne application et le respect de l’utilisation du logo Qualiopi. Il s’agit également de procéder à la vérification des systèmes documentaires des organismes de formation, pour le maintien du respect des critères et indicateurs qualité du référentiel. L’auditeur devra analyser : 

• La certification délivrée.

• Les activités administratives de l’organisme.

• La conformité au Référentiel National Qualité, ainsi que le traitement des non-conformités lors de l’audit initial. D’ailleurs, voici les deux cas de figure :

• La mise en œuvre des actions correctives relevées à la suite de l’audit précédent.
• Les nouveautés apportées par l’audité (tels que : changement de l’organigramme ou du personnel).
• La démarche d’amélioration de l’organisme.
• L’efficacité des procédures internes

De son côté, l’auditeur ne conseille pas, ne juge pas, il audite. Sa mission est, entre autres, d’interroger et de communiquer avec le représentant de l’organisme, en écoutant ses réponses, et faire preuve d’observation. Aussi, l’auditeur analyse et restitue les informations sous forme de procès-verbal d’audit, et enfin, il émet ses constats de conformité ou, au contraire, de non-conformité.

Les objectifs de l’auditeur lors de l’audit de surveillance

En plus des missions qui lui incombent, l’auditeur doit répondre à certains objectifs bien précis. Ce qui commence par la vérification de la mise en œuvre du plan d’actions correctives des non-conformités relevées lors de l’audit initial. Puis, l’examen des processus d’amélioration continue et des changements mis en place et appliqués, dans le but d’atteindre les objectifs d’évolution de prestation fixés. Ensuite, la vérification de l’enregistrement de toutes les réclamations qui concerne les exigences de la certification sous forme de “liste de réclamations », ainsi que la bonne utilisation du logo Qualiopi.

De son côté, le prestataire a la possibilité de choisir de passer l’audit de surveillance à distance, sauf dans les cas suivants :

• L’audit initial a été réalisé à distance.
• Un nombre important de non-conformités majeures lors de l’audit initial.
• La réalisation d’un audit complémentaire.
• Des plaintes enregistrées contre l’organisme certifié

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Le même auditeur qui a réalisé l’audit initial peut être chargé de l’audit de surveillance, sauf demande expresse du prestataire. Par ailleurs, afin de permettre le bon déroulement de cette procédure, il est important de tenir compte de la mise à jour de toutes les informations de l’organisme de formation en question, et surtout, d’être capable d’informer l’organisme certificateur de tout changement significatif qui peut influer sur son fonctionnement.

 Par exemple, si le prestataire audité a évolué sur plusieurs sites, on dit qu’il passe de mono à multisites. Encore, s’il dispense désormais des formations certifiantes, ou s’il y a un changement dans la nature même des prestations. Dans ces trois cas, ce sont des informations pertinentes à donner juste avant l’audit de surveillance, afin que l’auditeur puisse se préparer.

La durée et le coût de l’audit de surveillance 

Le coût et la durée de l’audit de surveillance peuvent varier selon le chiffre d’affaires de l’organisme. Cela dépendra évidemment des activités du prestataire, comme les actions de développement des compétences, et le nombre de sites pour lesquels il souhaite être audité.

La durée de l’audit de surveillance se définit selon le chiffre d’affaires de l’organisme de formation, généralement comme suit :

• Une journée pour les organismes ayant un CA supérieur à 750.000 €.
• Une demi-journée pour les organismes ayant un CA inférieur à 750.000 €.

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Bien entendu, ce type d’information reste variable selon les organismes de certification, et il appartient à l’intéressé de se renseigner au préalable.

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La non-conformité des indicateurs et ses conséquences

Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe deux types de non-conformité aux indicateurs du RNQ : mineure et majeure.

Dans le cas où une non-conformité mineure est constatée lors de l’audit initial, sans être régularisée dans les délais, elle se transforme lors de l’audit de surveillance en non-conformité majeure.

Par conséquent, un audit complémentaire peut être accompli. Dans le cas où la correction n’a toujours pas été effectuée dans ces délais (du 14^ème au 22^ème mois), l’audité se verra suspendre temporairement sa certification (la durée de suspension est estimée à environ 30 jours).

Si aucune action corrective n’est effectuée durant la période convenue, le certificat peut être définitivement retiré.

Point de vigilance et Système de veille

Lors de l’audit de surveillance, c’est l’application ou la mise en œuvre du système documentaire qui est vérifiée. Afin de conserver son Qualiopi, il est important de se concentrer sur les points de vigilance suivants :

L’utilisation correcte du logo Qualiopi

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L’évolution dans la démarche qualité de l’audité ; l’auditeur se concentre sur :

• Indicateur 30 : Recueil des appréciations.
• Indicateur 31 : Traitement des réclamations.
• Indicateur 32 : Amélioration continue.

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Le système de veille sur lequel l’auditeur peut se concentrer, notamment sur :

• Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire
• Indicateur 24 : Veille professionnelle
• Indicateur 25 : Veille pédagogique et technologique

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Comme nous l’avons vu en détail, afin de permettre le maintien de la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent respecter leurs engagements pris lors de l’audit initial, en continuant de répondre à l’ensemble des critères et des indicateurs du Qualiopi. 

Pour résumer, il appartient aux OF de corriger les non-conformités relevées lors de l’audit initial, d’améliorer les conditions de déroulement des prestations, d’assurer la satisfaction des apprenants et enfin de garantir la continuité de la qualité des prestations en restant conforme au référentiel.

D’autre part, les organismes certificateurs assurent un suivi approprié à chaque organisme selon les prestations et les spécificités de chacun. L’objectif final reste la réponse aux attentes des bénéficiaires et l’amélioration continue du domaine de la formation professionnelle.